Подготовка выставочно-ярмарочного проекта

Процесс подготовки  выставки условно можно разделить на несколько этапов, каждый из который имеет стандартный набор организационных мероприятий и соответствующего им документооборота.
При реализации конкретного выставочного проекта за организационными мероприятиями закрепляется также персонал (основной, вспомогательный, привлеченные организации), а также фиксируется предполагаемое время реализации.

Этапы:

Подготовительный этап

1. Разработка официального названия выставки и ее краткого рабочего имени. Название выставки должно:

  • отражать ее содержание и область специализации (чтобы приглашаемые участники могли определиться, подходит она им или нет);
  • указывать на статус – международная, региональная, межрегиональная.

2. Создание оргкомитета выставки. Оргкомитет:

  • уточняет тематическую направленность выставки;
  • уточняет сроки ее подготовки и открытия;
  • утверждает основные разделы выставки;
  • тематические планы, проекты художественного оформления;
  • комплексный план работ по подготовке выставки и сопутствующих мероприятий в период ее работы (Концепция выставки).

3. Разработка концепции выставки. Основные положения концепции можно изложить в следующей последовательности:

  • обоснование состоятельности проекта для рынка;
  • программа государственной поддержки;
  • потенциальные стратегические партнеры;
  • выводы анализа конкурентной среды;
  • зона охвата, значение, время и место проведения выставки;
  • уникальные стороны проекта;
  • тематико-экспозиционный план выставки;
  • целевые группы экспонентов, структура экспонентов (ведущие компании, предполагаемое количество экспонентов и выставочной площади);
  • мероприятия деловой программы (протокольные мероприятия, конференции, семинары, «круглые столы»);
  • культурная программа и сопутствующие мероприятия;
  • конкурсные и презентационные программы;
  • инфраструктурное обеспечение.

4. Аренда помещения для проведения выставки (если нет собственных площадей).

5. Информирование участников.

  • за год предварительное информирование потенциальных участников о выставочных программах, обзванивая их по телефону, рассылая им письма-приглашения по почте, телексом, факсом, по электронной почте, помещая объявления в газетах и отраслевых журналах;
  • за 6-9 месяцев до открытия выставки, проявившим интерес к выставке высылается с сопроводительным письмом-приглашением комплект  информационно-рекламных материалов в составе: бланк заявки на участие в выставке; условия участия в выставке; расценки на аренду площадей и типовых стендов, проектирование экспозиции на заказ; договор участника выставки с ее устроителем.

6. Разработка рекламной кампании проекта (продвижение проекта) включает:

  • план продвижения проекта;
  • формирование системы информационной поддержки проекта;
  • разработка медиа-плана и PR кампании выставки;
  • разработка плана прямого маркетинга выставки;
  • определение комплекса полиграфической продукции;
  • определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламных акций.

Рекламная кампания выставки и комплектование ее участниками начинается за 10-12 месяцев до ее открытия. Газеты, журналы, радио и телевидение организаторы начинают подключать позже за 5-6 месяцев. За две три недели до выставки начинается рекламная кампания для посетителей: раздача и рассылка пригласительных и входных билетов, красочных буклетов, проспектов-путеводителей, развешивание плакатов-афиш.

7. Работа с экспонентами – это:

  • прием и регистрация заявок,
  • контроль правильности оформления документов и выполнения требований по оформлению и оплате участия,
  • согласование размещения арендуемых площадей или готовых стендов,
  • учет дополнительных пожеланий.

8. Тематический план выставки. План дает ответ на вопрос «Что будет показано?», и задает условия, необходимые для показа экспонатов: размеры экспозиционных площадей и необходимую высоту залов, потребность в открытой площадке, Виды энергообеспечения, требования по пожарной и другим видам безопасности.

9. Подготовка открытия выставки:

  • подготовка и рассылка приглашений официальным лицам и VIP персонам;
  • подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. PR акции (прямое приглашение представителей СМИ);
  • подготовка церемонии официального открытия выставки;

10. Открытие выставки, организация режима ее работы.

  • проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки.

11. Официальное закрытие выставки

    • награждение участников;
    • подведение итогов выставки;
    • подготовка отчета о выставке.

12. Демонтаж выставки.