Отдельно оргкомитетом разрабатывается деловая и презентационная программы выставки.
Деловая и презентационная программа:
- позволяет привлечь на стенды участников наиболее заинтересованную целевую аудиторию;
- способствует формированию имиджа предприятия как компетентного специалиста на данном рынке;
- повышает эффективность участия в выставке.
- дает возможность личного общения с компетентными специалистами в данной отрасли.
Формы деловой и презентационной программ:
- конгресс – собрание по вопросам международного значения; имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс;
- конференция – совещание представителей государств, организаций, групп; имеет более практический/научный характер, более однородно по структуре и проблематике.
- семинар – «групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации»; имеет практический/методический характер;
- круглый стол – обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию.
- совещание – заседание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. На выставках обычно проходят отраслевые совещания. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки – профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.
- специальные показы и демонстрации – используются для демонстрации комплексных технологических и иных процессов, новинок в различных отраслях.
- тренинги — краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки.
- презентации фирм, участвующих на выставке.
- тематические экскурсии для отдельных целевых групп (специалистов, учащихся вузов, др.) организуются организаторами выставок по предварительным заявкам.
Основные требования к организации деловой программы:
- четко очерченный круг целевой аудитории;
- тематика деловых мероприятий должна быть интересна достаточно широкому кругу участников;
- рекламное сопровождение мероприятий деловой и презентационной программы дополнительно к основной рекламной кампании выставки;
- пакет информационных и рекламных материалов, в который могут войти: (регламент работы (программа мероприятия); тезисы выступлений участников; справочный и раздаточный материал; рекламная продукция выставки (каталог, программа мероприятий и план выставки, буклет выставки следующего года, сувенирная продукция).
- продолжительность всего мероприятия, отдельных сессий и перерывов должна составлять не более 40-45 минут, потом внимание участников рассеивается, и нужно или сменить форму презентации, или сделать перерыв (кофе-брейк, ланч, обед, осмотр экспозиции выставки).
Оборудование и оформление помещений для организации деловой программы:
Мероприятия деловой программы могут проходить в помещениях двух типов:
- стационарные;
- мобильные;
Стационарные помещения лучше оборудованы, имеют лучшую звукоизоляцию, но не всегда есть в достаточном количестве в выставочных комплексах. На практике организаторы выставок строят конференц-залы, VIP залы и переговорные комнаты самостоятельно, возможно также проведение конгрессных мероприятий вне выставочной площадки с последующим посещением выставки. Во всех случаях необходимо тщательное инспектирование помещений, в которых будет проходить деловая программа выставки, с тем, чтобы правильно распределить проходящие во время выставки мероприятия по залам и предусмотреть необходимое оборудование и инвентарь.
ПРОДВИЖЕНИЕ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНОГО ПРОЕКТА
Рекламная кампания выставочного проекта должна быть нацелена на привлечение потенциальных посетителей. Поэтому в большинстве случаев она рассчитана на размещение в средствах массовой информации – от телевидения до Интернета.
Рекламное продвижение выставочного проекта может включать в себя:
В прессе:
- модульную рекламу;
- рекламные и информационные статьи;
- репортажи и интервью;
- информационные анонсы.
На телевидении и радио:
- аудио- и видеоролик;
- сообщение в блоке новостей;
- бегущую строку;
- интервью, репортаж и пр.
В Интернет:
- e-mail маркетинг;
- размещение баннеров;
- регистрация в каталогах и поисковых системах;
- участие в Интернет-рейтингах.
Распространение рекламной полиграфической продукции:
- приглашений;
- флаеров;
- программ выставки;
- афиш выставочных мероприятий и т.д.
Этапы рекламной кампании
Рекламная кампания должна проводиться как до начала выставочного проекта, так и на поствыставочном этапе (отзывы прессы о прошедшей выставке).
Рекламная кампания до начала выставочного мероприятия подразделяется на несколько этапов:
- за год до начала выставки начинается информативная реклама. Ее задача – в привлечении внимания представителей государственных структур, общественных организаций, руководителей крупнейших российских предприятий и отраслевых специалистов;
- за полгода до начала выставки начинается увещевательная реклама. Она объясняет преимущества данной выставки перед конкурирующими выставочными мероприятиями. Увещевательная реклама призвана привлечь экспонентов и создать предпосылки для посещения выставки у потенциальных потребителей: предприятий оптово-розничной торговли, торгово-закупочных организаций, населения;
- на этапе перед началом выставочного мероприятия размещают агрессивную (зазывающую) рекламу. На этом этапе максимально используют возможности средств массовой информации для привлечения посетителей выставки: телевидение, радио и массовые газеты.