Организация деловой программы выставки

Отдельно оргкомитетом разрабатывается деловая и презентационная программы выставки.
Деловая и презентационная программа:

  • позволяет привлечь на стенды участников наиболее заинтересованную целевую аудиторию;
  • способствует формированию имиджа предприятия как компетентного специалиста на данном рынке;
  • повышает эффективность участия в выставке.
  • дает возможность личного общения с  компетентными специалистами в данной отрасли.

Формы деловой и презентационной программ:

  • конгресс – собрание по вопросам международного значения; имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс;
  • конференция – совещание представителей государств, организаций, групп; имеет более практический/научный характер, более однородно по структуре и проблематике.
  • семинар – «групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации»; имеет практический/методический характер;
  • круглый стол – обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию.
  • совещание – заседание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. На выставках обычно проходят отраслевые совещания. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки – профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.
  • специальные показы и демонстрации – используются для демонстрации комплексных технологических и иных процессов, новинок в различных отраслях.
  • тренинги – краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки.
  • презентации фирм, участвующих на выставке.
  • тематические экскурсии для отдельных целевых групп (специалистов, учащихся вузов, др.) организуются организаторами выставок по предварительным заявкам.

Основные требования к организации деловой программы:

  • четко очерченный круг целевой аудитории;
  • тематика деловых мероприятий должна быть интересна достаточно широкому кругу участников;
  • рекламное сопровождение мероприятий деловой и презентационной программы дополнительно к основной рекламной кампании выставки;
  • пакет информационных и рекламных материалов, в который могут войти: (регламент работы (программа мероприятия); тезисы выступлений участников; справочный и раздаточный материал; рекламная продукция выставки (каталог, программа мероприятий и план выставки, буклет выставки следующего года, сувенирная продукция).
  • продолжительность всего мероприятия, отдельных сессий и перерывов должна составлять не более  40-45 минут, потом внимание участников рассеивается, и нужно или сменить форму презентации, или сделать перерыв (кофе-брейк, ланч, обед, осмотр экспозиции выставки).

Оборудование и оформление помещений для организации деловой программы:
Мероприятия деловой программы могут проходить в помещениях двух типов:

  • стационарные;
  • мобильные;

Стационарные помещения лучше оборудованы, имеют лучшую звукоизоляцию, но не всегда есть в достаточном количестве в выставочных комплексах. На практике организаторы выставок строят конференц-залы, VIP залы и переговорные комнаты самостоятельно, возможно также проведение конгрессных мероприятий вне выставочной площадки с последующим посещением выставки. Во всех случаях необходимо тщательное инспектирование помещений, в которых будет проходить деловая программа выставки, с тем, чтобы правильно распределить проходящие во время выставки мероприятия по залам и предусмотреть необходимое оборудование и инвентарь.

ПРОДВИЖЕНИЕ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНОГО ПРОЕКТА

Рекламная кампания выставочного проекта должна быть нацелена на привлечение потенциальных посетителей. Поэтому в большинстве случаев она рассчитана на размещение в средствах массовой информации – от телевидения до Интернета.
Рекламное продвижение выставочного проекта может включать в себя:
В прессе:

  • модульную рекламу;
  • рекламные и информационные статьи;
  • репортажи и интервью;
  • информационные анонсы.

На телевидении и радио:

  • аудио- и видеоролик;
  • сообщение в блоке новостей;
  • бегущую строку;
  • интервью, репортаж и пр.

В Интернет:

  • e-mail маркетинг;
  • размещение баннеров;
  • регистрация в каталогах и поисковых системах;
  • участие в Интернет-рейтингах.

Распространение рекламной полиграфической продукции:

  • приглашений;
  • флаеров;
  • программ выставки;
  • афиш выставочных мероприятий и т.д.

Этапы рекламной кампании

Рекламная кампания должна проводиться как до начала выставочного проекта, так и на поствыставочном этапе (отзывы прессы о прошедшей выставке).
Рекламная кампания до начала выставочного мероприятия подразделяется на несколько этапов:

  • за год до начала выставки начинается информативная реклама. Ее задача – в привлечении внимания представителей государственных структур, общественных организаций, руководителей крупнейших российских предприятий и отраслевых специалистов;
  • за полгода до начала выставки начинается увещевательная реклама. Она объясняет преимущества данной выставки перед конкурирующими выставочными мероприятиями. Увещевательная реклама призвана привлечь экспонентов и создать предпосылки для посещения выставки у потенциальных потребителей: предприятий оптово-розничной торговли, торгово-закупочных организаций, населения;
  • на этапе перед началом выставочного мероприятия размещают агрессивную (зазывающую) рекламу. На этом этапе максимально используют возможности средств массовой информации для привлечения посетителей выставки: телевидение, радио и массовые газеты.