Процесс подготовки выставки условно можно разделить на несколько этапов, каждый из который имеет стандартный набор организационных мероприятий и соответствующего им документооборота.
При реализации конкретного выставочного проекта за организационными мероприятиями закрепляется также персонал (основной, вспомогательный, привлеченные организации), а также фиксируется предполагаемое время реализации.
Этапы:
Подготовительный этап
1. Разработка официального названия выставки и ее краткого рабочего имени. Название выставки должно:
- отражать ее содержание и область специализации (чтобы приглашаемые участники могли определиться, подходит она им или нет);
- указывать на статус – международная, региональная, межрегиональная.
2. Создание оргкомитета выставки. Оргкомитет:
- уточняет тематическую направленность выставки;
- уточняет сроки ее подготовки и открытия;
- утверждает основные разделы выставки;
- тематические планы, проекты художественного оформления;
- комплексный план работ по подготовке выставки и сопутствующих мероприятий в период ее работы (Концепция выставки).
3. Разработка концепции выставки. Основные положения концепции можно изложить в следующей последовательности:
- обоснование состоятельности проекта для рынка;
- программа государственной поддержки;
- потенциальные стратегические партнеры;
- выводы анализа конкурентной среды;
- зона охвата, значение, время и место проведения выставки;
- уникальные стороны проекта;
- тематико-экспозиционный план выставки;
- целевые группы экспонентов, структура экспонентов (ведущие компании, предполагаемое количество экспонентов и выставочной площади);
- мероприятия деловой программы (протокольные мероприятия, конференции, семинары, «круглые столы»);
- культурная программа и сопутствующие мероприятия;
- конкурсные и презентационные программы;
- инфраструктурное обеспечение.
4. Аренда помещения для проведения выставки (если нет собственных площадей).
5. Информирование участников.
- за год предварительное информирование потенциальных участников о выставочных программах, обзванивая их по телефону, рассылая им письма-приглашения по почте, телексом, факсом, по электронной почте, помещая объявления в газетах и отраслевых журналах;
- за 6-9 месяцев до открытия выставки, проявившим интерес к выставке высылается с сопроводительным письмом-приглашением комплект информационно-рекламных материалов в составе: бланк заявки на участие в выставке; условия участия в выставке; расценки на аренду площадей и типовых стендов, проектирование экспозиции на заказ; договор участника выставки с ее устроителем.
6. Разработка рекламной кампании проекта (продвижение проекта) включает:
- план продвижения проекта;
- формирование системы информационной поддержки проекта;
- разработка медиа-плана и PR кампании выставки;
- разработка плана прямого маркетинга выставки;
- определение комплекса полиграфической продукции;
- определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламных акций.
Рекламная кампания выставки и комплектование ее участниками начинается за 10-12 месяцев до ее открытия. Газеты, журналы, радио и телевидение организаторы начинают подключать позже за 5-6 месяцев. За две три недели до выставки начинается рекламная кампания для посетителей: раздача и рассылка пригласительных и входных билетов, красочных буклетов, проспектов-путеводителей, развешивание плакатов-афиш.
7. Работа с экспонентами – это:
- прием и регистрация заявок,
- контроль правильности оформления документов и выполнения требований по оформлению и оплате участия,
- согласование размещения арендуемых площадей или готовых стендов,
- учет дополнительных пожеланий.
8. Тематический план выставки. План дает ответ на вопрос «Что будет показано?», и задает условия, необходимые для показа экспонатов: размеры экспозиционных площадей и необходимую высоту залов, потребность в открытой площадке, Виды энергообеспечения, требования по пожарной и другим видам безопасности.
9. Подготовка открытия выставки:
- подготовка и рассылка приглашений официальным лицам и VIP персонам;
- подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. PR акции (прямое приглашение представителей СМИ);
- подготовка церемонии официального открытия выставки;
10. Открытие выставки, организация режима ее работы.
- проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки.
11. Официальное закрытие выставки
-
- награждение участников;
- подведение итогов выставки;
- подготовка отчета о выставке.
12. Демонтаж выставки.